PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH – TÀI VỤ

TRƯỜNG CAO ĐẲNG LAI CHÂU

 1. Chức năng

Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác tổ chức, cán bộ; thi đua, khen thưởng; chế độ chính sách, hành chính, văn thư, lưu trữ, an ninh trật tự, an toàn phòng chống cháy nổ; công tác kế hoạch, tài chính, kế toán, quản lý trang thiết bị, vật tư phục vụ cho các hoạt động giáo dục và đào tạo của nhà trường.

2. Nhiệm vụ

2.1. Công tác tổ chức, cán bộ

- Tham mưu kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy, phân cấp quản lý, phân cấp nhiệm vụ, quan hệ công tác, lề lối làm việc của các phòng, khoa, cá nhân trong trường. Giúp Hiệu trưởng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng, khoa thực hiện chức năng, nhiệm vụ, chế độ làm việc, nền nếp và kỉ cương lao động, văn hóa công sở.

- Trình Hiệu trưởng, Ban giám hiệu quy hoạch, sắp xếp, điều động, luân chuyển đội, bổ nhiệm đội ngũ quản lý, viên chức theo đúng các quy định.

- Tham mưu triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng viên chức về chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận chính trị, tin học, ngoại ngữ và đào tạo, bồi dưỡng khác.

- Xây dựng và theo dõi, đôn đốc thực hiện chiến lược và các đề án, dự án, chương trình, kế hoạch phát triển đội ngũ, vị trí việc làm.

- Tham mưu và tổ chức thực hiện tuyển dụng, sử dụng viên chức theo quy định của pháp luật. Tham mưu thực hiện thủ tục, quy trình tiếp nhận, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động, thôi việc, nghỉ chế độ...

- Tham mưu việc đánh giá viên chức hàng năm.

- Theo dõi và thực hiện chế độ tiền lương, thưởng và các chế độ chính sách liên quan đến viên chức, người lao động như chế độ phụ cấp, chế độ thôi việc, chế độ thu hút, hỗ trợ đào tạo…

- Thường xuyên theo dõi tình hình sử dụng biên chế, hợp đồng lao động. Thiết lập, tiếp nhận, cập nhật bổ sung, quản lý hồ sơ điện tử, hồ sơ viên chức.

- Tham mưu cho Hiệu trưởng thành lập các Hội đồng tư vấn liên quan đến việc triển khai và thực hiện nhiệm vụ của trường thuộc lĩnh vực được giao phụ trách.

- Tham mưu thực hiện công tác rà soát, bảo vệ chính trị nội bộ.

- Tham mưu thực hiện công tác dân chủ, dân vận chính quyền.

2.2. Công tác thi đua - Khen thưởng

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy định, chương trình công tác thi đua, khen thưởng. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch thi đua, tổ chức đánh giá kết quả thi đua đảm bảo công bằng, khách quan, hiệu quả.

- Hoàn thiện hồ sơ, tham mưu trình các cấp có thẩm quyền đề nghị công nhận các danh hiệu thi đua và hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân theo quy định. Kịp thời đề xuất nhà trường khen thưởng hoặc trình cấp trên khen thưởng đột xuất đối với các phòng, khoa, cá nhân lập được thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ được giao.

- Tham mưu cho Hiệu trưởng thành lập Hội đồng thi đua khen thưởng. Thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của Nhà trường.

- Theo dõi, tổng hợp kết quả thi đua, khen thưởng của nhà trường, các phòng, khoa và cá nhân. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về công tác thi đua khen thưởng theo yêu cầu của cấp trên.

2.3. Công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ, thư viện

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược dài hạn, trung hạn, hàng năm; công tác thống kê, báo cáo.

- Chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định, kế hoạch về thực hiện thủ tục hành chính, văn thư, lưu trữ.

- Chủ trì tổng hợp nội dung,  tham mưu tổ chức các cuộc họp lãnh đạo trường, họp giao ban tháng; Ghi nghị quyết, kết luận, biên bản các phiên họp.

- Tổng hợp và dự thảo các báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, báo cáo năm của nhà trường.

- Chủ trì tổ chức các sự kiện lớn của nhà trường, như:  Khai giảng năm học, kỷ niệm thành lập trường, kỷ niệm Ngày Nhà giáo Việt Nam, hội nghị VCLĐ hàng năm...

- Thực hiện và quản lý thủ tục hành chính đi công tác, giảng dạy của viên chức.

- Thiết lập danh mục hồ sơ lưu trữ toàn trường: Tiếp nhận các loại văn bản đến, thông tin điện thoại, bản fax; kịp thời báo cáo lãnh đạo nhà trường. Phát hành văn bản đi của Nhà trường. Quản lý in sao các loại văn bản, thư lệnh đúng quy chế. Chứng thực sao lục công văn trong phạm vi được ủy quyền.

- Quản lý và sử dụng các loại dấu, máy photo, điện thoại văn thư, máy fax, máy scan… đúng mục đích và quy định; quản lý, sử dụng xe ô tô công vụ đúng mục đích và quy định.

- Theo dõi, kiểm tra, giám sát và thực hiện việc lên thực đơn hàng ngày, cung cấp thực phẩm cho bếp ăn đảm bảo đúng các quy định về định mức, quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm.

- Đảm bảo vệ sinh, cảnh quan môi trường, đảm bảo điện, nước cho hoạt động của Nhà trường. Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ các hội nghị, hội thảo; phối hợp thực hiện nhiệm vụ lễ tân, tiếp khách Nhà trường.

- Chuẩn bị tốt điều kiện ăn nghỉ và sinh hoạt cho giáo viên các trường liên kết trong thời gian lên công tác và giảng dạy tại trường (nếu có).

- Quản lý, tổ chức thực hiện hoạt động thư viện có hiệu quả.

- Phối hợp đơn vị liên quan thực hiện trang trí khánh tiết các hoạt động theo kế hoạch của nhà trường.

 2.4. Công tác kế hoạch - tài chính, kế toán

- Chủ trì xây dựng, lập và trình Hội đồng trường, Ban giám hiệu: Quy hoạch kế hoạch tổng thể phát triển trường, các đề án ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

 - Tổ chức lập kế hoạch hoạt động hàng năm của trường.

- Chủ trì xây dựng, tổ chức thực hiện và điều chỉnh, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường, quy định về công tác kế hoạch, quản lý tài chính, tài sản, hạch toán. Tham mưu xây dựng kế hoạch, dự toán mua sắm tài sản, tham gia hội đồng thẩm định, tổ chức đấu thầu, nghiệm thu theo quy định.

- Chủ trì xây dựng và hoàn thiện kế hoạch, lập dự toán ngân sách, dự trù, phân bổ kinh phí. Thực hiện thu, chi, cấp phát và thanh toán các khoản chi tiêu nhằm bảo đảm phục vụ yêu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác của nhà trường.

- Quản lý tài chính, hoạt động kế toán theo quy định hiện hành. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định của nhà nước. Bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán trong quá trình sử dụng, thực hiện lưu trữ hồ sơ, sổ sách kế toán theo quy định của luật tài chính - kế toán. Thực hiện tự kiểm tra, giám sát, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn đầu tư phát triển các chương trình, dự án.

- Tổ chức cấp phát, chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động đúng, đủ, kịp thời và chính xác.

-  Phối hợp với phòng Công tác học sinh, sinh viên thực hiện chế độ chính sách miễn giảm học phí; chế độ học bổng, trợ cấp xã hội, thi đua khen thưởng và chế độ chính sách khác cho học sinh, sinh viên theo quy định của nhà nước.

- Khai báo thông tin của viên chức, người lao động với bảo hiểm xã hội; thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN, KPCĐ cho viên chức, người lao động theo đúng quy định.

- Theo dõi, thực hiện thanh lý hợp đồng, thanh toán kinh phí các hợp đồng liên kết đào tạo và các hợp đồng khác trong nhà trường.

2.5. Công tác quản trị tài sản, thiết bị

- Đề xuất việc quản lý, sử dụng an toàn và có hiệu quả cơ sở vật chất, nhà làm việc, phòng học, phòng họp, nhà khách, hội trường, nhà ăn, ký túc xá và các công trình khác, nội thất thuộc các phòng. Xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng cơ sở vật chất đảm bảo cho hoạt động của Nhà trường.

- Chủ trì quản lý, tham mưu phân công quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản của nhà trường; kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản của các phòng, khoa, cá nhân trong trường. Xây dựng các quy định, quy chế về quản lý tài sản, thiết bị và hướng dẫn tổ chức thực hiện. Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của phòng được nhà trường giao.

- Lập sổ theo dõi tài sản, thiết bị... theo quy định.

- Quản lý phần diện tích đất đai đã được cấp theo quy hoạch và các hạng mục công trình đã được xây dựng của nhà trường.

- Quy trình quản lý và thực hiện mua sắm tài sản, đầu tư tài sản, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động chung của nhà trường và hoạt động đào tạo.

- Tham mưu, thực hiện mua sắm tài sản, trang thiết bị, vật tư phục vụ cho hoạt động chung của Nhà trường và hoạt động đào tạo.

- Kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị. Tổ chức kiểm tra các khoản thu và chi tiêu, sử dụng vật tư, thiết bị và tài sản khác của các bộ phận trong trường.

- Chủ trì tổ chức định kỳ kiểm kê, xác nhận, đánh giá số lượng, chất lượng tài sản, trang thiết bị; khấu hao, thanh lý tài sản, trang thiết bị theo quy định của Nhà nước.

- Kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị phòng học chuyên ngành, xác nhận hồ sơ quản lý thiết bị cho giáo viên, giảng viên.

- Quản lý mạng ( Cơ sở hạ tầng CNTT, dữ liệu cơ sơ): Đảm bảo sự an toàn về cơ sở dữ liệu, quản trị mạng.

2.6. Công tác đảm bảo an ninh trật tự, an toàn phòng chống cháy nổ

- Phối hợp với các cơ quan chức năng trên địa bàn đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho các hoạt động của nhà trường. Đảm bảo ANTT, an toàn cho viên chức, lao động, người học và tổ chức, các nhân đến làm việc, học tập, công tác tại trường.

- Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định của Luật phòng cháy chữa cháy và các hướng dẫn về phòng cháy chữa cháy của các cơ quan chức năng trên địa bàn tỉnh.

2.7. Quan hệ đối ngoại, hợp tác quốc tế

- Thực hiện các chương trình về hợp tác quốc tế và quan hệ đối ngoại của nhà trường theo kế hoạch được phê duyệt.

- Thực hiện thủ tục đoàn ra, đoàn vào; công tác lễ tân, tiếp khách. Chủ trì tổ chức đón tiếp các đoàn khách trong và ngoài nước đến thăm và làm việc với trường.

2.8. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ sau:

- Giấy giới thiệu đến các cơ quan liên hệ công việc, giấy giới thiệu khám bệnh cho viên chức, người lao động; xác nhận đến công tác, học tập, bồi dưỡng cho người đến công tác, làm việc tại trường.

- Lệnh điều xe ô tô phục vụ BGH đi công tác, hội nghị, hội họp..., giấy đi đường; nghỉ phép.

- Thông báo kết luận giao ban tháng.

- Lịch công tác hàng tuần, tháng của BGH.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.

c) Đội ngũ viên chức, lao động: